Capítulo 9

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes.

O resumo corresponde ao nono capítulo do livro:

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.

Capítulo 9: A avaliação do evento

Após a realização deve-se realizar um feedback do mesmo, a fim de identificar pontos fortes e pontos fracos do evento. É necessário identificar se os objetivos foram atingidos, o que poderia indicar boa condução do mesmo ou apontar falhas que devam ser corrigidas. O promotor sempre aprenderá algo realizando um evento e a avaliação do ponto de vista dos visitantes é fundamental, seja ela diferenciada ou não.

Para facilitar o processo de avaliação, a autora sugere que seja feito um check-list, a partir do qual será possível realizar uma leitura objetiva dos resultados e ilustrar s conclusões as quais se chegarem. Essas conclusões devem, sempre, ser apresentadas aos patrocinadores, o que aumenta a credibilidade com o mesmo.

Capítulo 8

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes.

O resumo corresponde ao oitavo capítulo do livro:

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.

Capítulo 8: Comunicação e venda do projeto

Após as fases explicadas nos capítulos anteriores, o vendedor chega então a fase de venda do projeto. Nela ele encontrará duas dificuldades para driblar: recusa dos clientes e concorrência com outros projetos.

A venda inicia-se com o agendamento da visita, nela o vendedor deve estar preparado para driblar burocracias e enfrentar questionamentos, portanto recomenda-se uma abordagem direta, firme e séria. A apresentação pessoal também deve ser pensada, já que causa uma boa primeira impressão. Ao conseguir o agendamento da entrevista, processo que pode ser longo e demorado, passa-se para a fase II, da primeira reunião.

Ao encontrar-se pela primeira vez com seu target, deve-se tentar causar empatia no mesmo, mostrando todo seu conhecimento e realizando uma abordagem consultiva. Motivar o possível patrocinador é importantíssimo e deve-se fazer isso identificando o quão inovador, seguro, lucrativo pode ser seu evento.

Após o primeiro encontro, passa-se para a fase III, que pode ocorrer juntamente com a fase II: a apresentação do projeto. Na preparação dessa apresentação deve-se considerar o tempo disponível para apresentação, a infra-estrutura tecnológica existente e a forma de apresentação. É importante também, deixar uma cópia da apresentação na empresa e fazer com que o cliente perceba que aquela é uma apresentação customizada.

Segue-se para a fase IV, de negociação. É o momento no qual o vendedor será mais questionado e irá se deparar com duas situações: negativa firme e decidia ou questionamentos e negativas abertas. Para cada uma delas o vendedor deverá agir adequadamente e seguramente.

A fase de conclusão se dá com a assinatura do contrato e não apenas com o sim do patrocinador. Deve-se contar com os recursos apenas após confirmação legal da decisão do patrocinador.

Após a realização do evento há ainda uma sexta fase, follow up, na qual se dá um retorno ao patrocinador, mostrando dados sobre o evento, que poderão até mesmo garantir patrocínio para próximas edições ou realização de outros eventos.

Capítulo 7

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes.

O resumo corresponde ao sétimo capítulo do livro:

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.

Capítulo 7: Desenvolvimento de um plano de ataque

Torna-se necessário elaborar um plano de ataque para atingir aos clientes. Esse plano deve ser elaborado separadamente, para cada um dos mesmos. Sua elaboração inicia-se com o estudo do suspect, consiste em conhecer o negócio do seu cliente, bem como quem participa e tem papel relevante no processo decisório.

É necessário se atentar para quem dita a palavra final no processo. Muitas vezes ela é tomada por uma única pessoa outras por grupos inteiros. O projeto de eventos possui dois caminhos para chegar a empresa: no primeiro, o próprio promotor apresenta seu projeto a empresa e no segundo a empresa toma conhecimento do projeto por ele estar alinhado às suas preferências.

Para apresentar o projeto é necessário também pensar antes em qual período é mais conveniente fazer isso. Conhecer o período de planejamento da empresa é essencial já que permite que o promotor procure-a pouco antes que esse processo tenha início. Certificar-se sobre o calendário da empresa garante que o promotor saberá com qual verba a empresa pode tratar.

Após realizar todo esse estudo do suspect em questão, o promotor deve elaborar sua abordagem personalizada. Caso ele e seu produto não sejam conhecidos pela empresa é necessário elaborar um plano de entrada: composto por contato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano de conversa.

Os recursos de comunicação utilizados pelo promotor para entrar em contato com a empresa-target constituem a fase de campanha. Os principais métodos e técnicas adotados são: e-mail de apresentação, envio de material, evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e e-mails seqüenciais.

Capítulo 6

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes.

O resumo corresponde ao sexto capítulo do livro:

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.

Capítulo 6: Planejamento da venda

A fase de planejamento é essencial para conseguir vender um projeto. Primeiramente, a pessoa encarregada da venda do projeto deve estar treinada para tal. É interessante também que essa mesma pessoa possua experiência em vivenciar aquisições de patrocínios e conheça bem o mercado com o qual está lidando, além de conhecer muito bem o produto que está vendendo.

Após o planejamento do evento, pode-se elaborar os materiais de apoio, responsáveis pela apresentação do projeto e apresentação institucional da empresa promotora do evento; além do próprio conceito do evento, dados que possam justificar um investimento no mesmo, definição do público alvo e perfil dos convidados.

Ainda nos materiais de apoio é importante possuir claramente o formato do evento, especificando local, data, atividades palestrantes e programa. As cotas de patrocínio, seus benefícios e respectivos valores também devem constar nessas materiais, bem como o número de cotas, valor de investimento e formas de pagamento possíveis.

Existem ainda informações que podem fazer toda a diferença na venda de um projeto. Manter o patrocinador informado sobre os participantes do evento confirmados, pois a medida que cresce esse número as chances de investimento aumentam. É importante mantê-lo informado também sobre outros patrocinadores confirmados, respeitando e tomando certos cuidados para não apresentar outros patrocinadores com perfis semelhantes, empresas concorrentes ou empresas parceiras.

Exemplos:

Capítulo 5

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes.

O resumo corresponde ao quinto capítulo do livro: GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.

Capítulo 5: Previsão dos resultados da arrecadação de recursos


Considerados alguns dados como: objetivo do número de investidores, o valor total do evento bem como, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível delinear a formatação do pacote de patrocínios e prever os resultados de cada um. Sendo assim, faz-se necessário analisar as distintas fases de venda de um evento e assim, calcular cada uma das etapas. São elas: Suspects (potenciais investidores); Prospects (Potenciais investidores contatados); Leads (Potenciais investidores interessados); Leads qualificados (Potenciais investidores prontos a receber uma proposta); Oportunidades (Proposta emitida ao decisor do projeto) e Vendas (contrato assinado).

Essas fases de venda percorrem dos suspects até as vendas, formando assim um “Funil de Prospecção”, sendo que esse varia de empresa para empresa. Cabe ressaltar também, que quanto mais estreito o funil, menor é a duração dos processos e custos nele envolvidos, ou seja, é um ciclo de vendas mais eficaz. Ao contrário, quanto mais larga a amplitude do funil, menos eficaz e longo é o processo do ciclo de vendas.

Para calcular as fases do funil de prospecção é relevante ao promotor estabelecer os níveis de cotas e do valor médio bem como estimar o percentual para cada uma das fases. É pertinente trabalhar com três variáveis que interferem na conclusão da comercialização do projeto de eventos, são elas: níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada níveis.

Analisadas as variáveis é possível construir cenários e simulações de resultados, contudo, é preciso ter cautela e se precaver com algumas questões, como por exemplo: 1-Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício; 2-Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados; 3-Tomar cuidado para não criar um “carnaval” de marcas; 4-Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador; 5-Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Capítulo 4

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes.

O resumo corresponde ao quarto capítulo do livro:GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.

Capítulo 4: Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização e eventos


Captar recursos é uma tarefa árdua a ser cumprida pelos promotores de eventos. É preciso estar atento ao mercado, pesquisar os possíveis candidatos ao patrocínio e avaliar a grande concorrência. Sendo assim, é substancial identificar, selecionar e priorizar os provedores de verbas para alcançar melhores benefícios e retornos de acordo com os objetivos de cada evento.

Os promotores podem utilizar diversos meios para a obtenção de recursos, são esses:

• Patrocínio – Essa modalidade envolve o investimento financeiro do patrocinador para o promotor realizar seu evento com objetivos promocionais, publicitários ou institucionais. Evidenciam-se algumas vantagens como: beneficio financeiro; contribuição para alavancar à imagem do evento e do promotor bem como os resultados com a participação de parceiros. Destacam-se como desvantagens: efeito sombra, dependência, “carnaval de marcas” e o “amigo-concorrente”.


• Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal – Essa modalidade é viável apenas a empresas de eventos de projetos sociais e/ou do terceiro setor, propõe a troca de recursos por abatimentos de impostos da empresa. Uma das leis mais conhecidas é a Rouanet em que o promotor deverá apresentar um projeto elaborado de acordo com as normas e moldes exigidos pelo Ministério da Cultura, para assim conseguir a aprovação. Há também outras leis de incentivo que são a Lei do Audiovisual, e a OSCIPs. A primeira favorece desconto para pessoas jurídicas e/ou físicas em obras cinematográficas. A segunda prevê o uso de recursos financeiros ou até de lucro sob projetos socioculturais.


• Co-Patrocinio- Essa modalidade refere-se ao compartilhamento de duas empresas com uma cota de patrocínio.


• Parceria – Refere-se à junção de recursos de empresas que apresentam objetivos e interesses comuns.


• Apoio – Essa modalidade refere-se a recursos não-financeiros, ou seja, são empresas que se interessam a apoiar eventos com a finalidade de marketing ou por ter um público-alvo que lhe interessa. O apoio pode ser empregado em atividades como: divulgação do evento, promoção do evento, administração da venda de ingressos, transporte, pacote de viagens e hospedagem, infra-estrutura e produção.


• Venda de ingressos/ convites: Pode-se dizer que essa modalidade refere-se a uma arrecadação de recursos feitos por meio de venda de ingressos aos convidados do evento.

Analisadas as modalidades de obtenção de recursos, é necessário identificar seus possíveis patrocinadores porém, sempre atento aos objetivos que se pretende alcançar que varia de acordo com cada empresa. O número de patrocinadores varia também de acordo com a quantidade de recursos financeiros que os mesmos estarão dispostos a cobrir sendo assim, um limite mínimo e um limite máximo de patrocinadores se deve considerar.

Outro ponto a avaliar é a identificação dos segmentos que podem ser: segmentos diretamente ligados ao conteúdo do evento; segmentos que indiretamente se relacionam ao conteúdo dos eventos, e os parceiros. Listado os segmentos, é preciso relacionar e classificar as empresas de cada segmento-alvo de patrocinadores, seguindo posteriormente, para a identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo nesse caso, criam-se planilhas para melhor visualizar essa arrecadação.

Feito esses procedimentos, inicia-se a seleção do universo de possíveis patrocinadores contudo, para que essa seleção torne-se viável aos objetivos pretendidos é necessário considerar aspectos como:

• Perfil da empresa: Trata-se de obter informações necessárias para compor o perfil dos suspects nesse sentido, são por exemplo: nome, endereço, telefone, website, segmento, descrição dos negócios, etc.


• Objetivos de marketing: Trata-se de pesquisas sobre o objetivo de marketing que seus patrocinadores desejam. O promotor tem acesso aos objetivos por 3 motivos: parceria; desenvolvimento de um evento e seleção de target. As possibilidades da finalidade de marketing podem ser pelo objetivo de crescimento, aquisições e consolidações.Sendo a distribuição dos investimentos voltados para: exposição da marca, relacionamento e venda.


• Estratégia de eventos: Trata-se de considerar com profundidade as empresas para saber com maior exatidão a viabilidade ou não da proposta do evento. Nesse sentido, pode-se analisar a relação dos possíveis objetivos de marketing (exposição da marca, relacionamento e vendas) com os diferentes tipos de eventos (cultural, social, esportivo, etc), além do levantamento de dados através de formulários, que depois de levantado-os é preciso compilar e considerar alguns aspectos substanciais como o volume, a sazonalidade, a forma de participação, o objetivo principal e o tipo de evento.


• Orçamento destinado a eventos: É definido pelas empresas logo após traçar os objetivos e estratégias, geralmente o orçamento é projetado por um percentual sobre a receita, sendo esse diferenciado de acordo com as estratégias da empresa.

Analisado esses aspectos, é preciso priorizar as empresas dentro do universo dos possíveis patrocinadores sendo imprescindível à utilização de algumas ferramentas/ métodos para priorizar esse universo. Um dos critérios utilizados é uma metodologia em classificar e numerar alguns critérios como: valor de imagem; relacionamento; potencial de investimento, histórico de investimento e alinhamento de evento. Definido o universo é necessário divulgar a lista a todos os interessados e envolvidos na organização e na venda do evento.