Capítulo 2

Segue abaixo resumo solicitado pelo orientador do projeto "Pausa Pr'um Café", professor da Disciplina de Eventos do curso de Turismo da PUC-Minas, Edmundo de Novaes Gomes. O resumo corresponde ao segundo capítulo do livro:

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. 196p.


Capítulo 2: Estruturação da idéia de um evento em projeto


No segundo capítulo, “Estruturação da idéia de um evento em projeto”, Giacaglia (2006) discorre sobre o conceito do evento, a identificação do público-alvo, perfil dos convidados e formato do evento.

A determinação do conceito do evento é feita com a definição de três aspectos:

1. Tema central: consiste basicamente no título do evento. É de suma importância para o sucesso do evento, já que através dele muitos patrocinadores se identificam e decidem investir nele. Deve ser diferenciado e marcante. Para eventos anuais recomenda-se um título fixo, com temas centrais que variam a cada edição.



2. Missão: é a razão de existir do evento. Deve ser duradoura e tratar do conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado. Dentre os envolvidos na organização serve como guia, dando parâmetros para que essas pessoas trabalhem de forma independente.



3. Objetivos: são formados a partir da missão do evento, mostrando o que se pretende alcançar qualitativa e quantitativamente. São compostos por:

• Objetivo principal: pode ter o propósito de relacionamento, divulgação da marca e execução de negócios e vendas. Deve-se escolher apenas um desses objetivos, para não correr o risco do evento se afastar do foco principal. Está diretamente relacionado ao plano de marketing e norteará o desenvolvimento do evento.
  
• Objetivos secundários: outros objetivos relacionados ao evento, que possam justificar o investimento dos patrocinadores no mesmo.

Quanto à definição do público alvo é preciso atentar para as empresas ou pessoas, segmentos, regiões geográficas e perfis dos convidados. Essas definições estão diretamente ligadas aos objetivos do evento. Dessa forma, a primeira decisão refere-se à participação de pessoas físicas ou jurídicas. Giacaglia (2006) sugere que não sejam organizados eventos que contem com a participação de ambos, já que dificultam as a definição de uma única estratégia de comunicação e divulgação, bem como escolha do formato do evento e o sistema de avaliação do mesmo.

A definição por eventos voltados para pessoas jurídicas faz com que a definição do público alvo seja mais específica, seguindo alguns critérios, como expectativa e objetivos do número de empresas participantes; segmentação das empresas convidadas, expectativa e objetivos do número de profissionais participantes e segmentação destes.

Eventos voltados para pessoas físicas dificilmente exigem uma definição tão específica do público-alvo. É comum definir a estimativa de público participante, assim como suas expectativas, segmentado-os segundo alguns critérios e também a expectativa de audiência durante o período de divulgação e transmissão do evento.

Organizados a definição do evento bem como seu público alvo, é necessário escolher o formato que mais se adapte a esses. O formato de um evento é composto por quatro itens, sendo estes: data, local, atividades e programa.

A escolha da data exige cautela pois mesmo sendo uma tarefa rápida e de fácil execução é preciso estar atento aos convidados, patrocinadores e promotores, de modo que a escolha da data possa atender e favorecer a todos. Assim sendo é necessário pesquisar datas comemorativas, eventos concorrentes, dias de semana apropriados, sazonalidade e considerar datas de fechamento de vendas.

Para decidir o local adequado a realização do evento é substancial estar atento se a escolha combina com o público alvo pois, aspectos geográficos e socioeconômicos são de grande interferência para a presença ou ausência dos mesmos. É crucial também analisar a infra-estrutura física, a capacidade e a qualidade dos serviços oferecidos, bem como considerar a relação custo/ benefício, já que a escolha do local deve condizer ao orçamento disponível.

São vários tipos de atividades a serem escolhidas para um evento. Essas por sua vez, variam de acordo com os objetivos a serem alcançados. As atividades podem ser:

• Palestras - Têm objetivo de venda e exposições da marca, promovem discussão aberta com a participação do público sobre a temática do evento;
  
• Reuniões - Assim como as palestras, têm caráter de vendas, exposição da marca e também empregam nesse evento objetivos de relacionamento;


• Ações sociais, culturais e de entretenimento- Segue o objetivo de relacionamento e exposição da marca, propondo aos participantes momentos de lazer que podem ser traduzidos em diversas atividades, tais como: esportivas, almoços, jantares, coffe breaks, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de Internet e visitação exclusiva;


• Estandes para exposição e vendas – Têm objetivo voltado para relacionamento e vendas onde o promotor pode optar por três possibilidades de estandes: padronizados; customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento; e customizados, com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.
  

Por fim, com base nas atividades escolhidas é necessário elaborar a programação do evento, constando: dias de duração; horários de ínício e término; horários de inicio e término de cada palestra e atividade; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-cave;sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso; horários e locais das refeições; atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.